1. 软件业务软件Quickbooks QuickBooks Online Accountant中的会计活动

伊莱恩·马梅尔(Elaine Marmel)

会计师经常需要对交易进行重新分类,检查作废和删除的交易,注销发票以及执行其他活动。 QuickBooks在线会计(QBOA)包含使执行这些活动变得容易的工具。

要查看和使用QBOA提供给会计师的工具,请打开任何一家QBO客户公司。然后,在QBOA工具栏上,单击“会计工具”按钮(一个看起来像手提箱的按钮)。 QBOA显示“会计工具”菜单,如下所示。

QBOA会计工具

QBOA中的“税收准备”页面

在准备客户的税款之前,您可以使用“税款准备”工具调整和审查帐户。 “税收准备”页面将替换“试用余额”页面。该页面的设计经过精心设计,可帮助您找到需要年终调整的帐户,并通过提供日记帐分录交易的链接轻松进行调整。

您最初看到的页面显示的是工作平衡表,如此处所示。

QBO审核和调整选项卡
  • 未调整余额列中的值被锁定在页面上,以保护数据的完整性。如果单击各个标题(即,流动资产,银行帐户等)旁边的克拉,您会发现可以单击适当帐户旁边“操作”列中的“进行调整”链接来为以下项目创建调整日记帐分录该帐户。单击链接时,QBOA将打开日记帐分录窗口,您可以在其中记录调整日记帐分录-QBOA会自动选择“正在调整日记帐分录?”。复选框。保存条目后,QBOA将重新显示“税收准备”页面,并指示您进行了更改(请参见下图)。如果您接受更改,QBOA将更新“税收准备”页面以纳入您的调整;此外,QBOA会更改“已调整余额”列以反映您的调整。
  • 您可以单击显示为链接的任何美元值,以查看构成该余额的所有交易的报告。您可以从报告中向下钻取特定交易,并在必要时进行更改。保存交易并重新显示报告后,可以单击报告页面顶部的“返回到税收准备”链接以重新显示“税收准备”页面。 QBOA再次表示您进行了更改,并在接受更改后更新“税前准备”页面以合并更改。 您可以使用“操作”列中的向下箭头添加注释,并将文档附加到特定行。这可以帮助您记住为什么要进行特定的调整。

如果您使用Intuit的基于云的税务准备软件ProConnect Tax Online来准备客户的纳税申报表,那么您将需要确保将客户的帐户正确映射到税务表格上的行。税收准备功能会自动将大多数帐户余额映射到您要使用IRS 1120表格(适用于公司)或1120的公司,使用IRS 1065表格的合伙企业,使用IRS 990表格的非营利组织以及使用IRS表格1040。对于其他业务组织类型,您可以手动将帐户分配给税单行。您也可以为该工具无法识别的帐户在税表上手动分配行,并且可以根据需要更改税项分配。请注意,如果您尚未为QBO客户公司选择税表,则“查看税单”按钮将不可用。

点击“税收准备”页面上的“税收映射”标签,以查看用于将去年的客户QBO公司信息直接映射到税收表格中的页面。

QBO税收映射

如果您尚未为QBO公司选择税表,则首次选择“税图”标签时,系统会提示您选择一个。或者,您可以单击“准备税”页面左下角所选表单旁边的“编辑”按钮(铅笔),然后选择一个纳税表单。

要将帐户分配到税单行或编辑分配帐户的行,请单击“分配税单”链接。 QBOA在屏幕的右侧显示“分配税线”面板,其中包含一个列表框,您可以从中选择适当的税单行,然后单击“保存”。

查看完“税收准备”页面并进行条目调整后,可以单击页面右上角的“选择税收选项”按钮,然后单击“创建新的申报表”或“更新现有的申报表”(视情况而定)以将信息转移到ProConnect在线纳税并生成纳税申报表。您无需支付任何费用即可使用“税前准备”功能;仅当您打印或电子提交ProConnect Tax Online退税单时,您才需要付款。

如果您不使用ProConnect在线税务,或者您不是税务准备者,则可以选择将调整导出到逗号分隔值(CSV)文件(可由Excel读取),以便将其导入到单独的应用程序中。在选择退税按钮上选择导出CSV文件选项。

重新分类QBOA中的交易

当从“会计工具”菜单中选择“重新分类交易”时,将出现“重新分类交易”页面(请参见下图)。您可以使用此页面对交易进行重新分类,而不必担心公司的关闭日期。

QBO重新分类交易

您可以使用页面左侧的“帐户”部分和页面右侧的“交易”部分中的信息来筛选要考虑的日期范围和帐户类型(损益表或资产负债表)。然后,您在页面左侧选择一个帐户,QBOA在页面右侧显示符合条件的交易。您可以将显示绿色圆圈的交易单独或成组重新分类。

请按照以下步骤对交易进行重新分类:

 1.在页面左侧,设置要考虑的日期范围以及会计基础。

 2.从“视图”列表框中,选择要考虑的帐户类型-损益帐户或资产负债表帐户。

 3.在“查看”列表框下方的列表中单击一个帐户,以检查该帐户的交易。

帐户中的交易显示在页面的右侧。

 4.在页面右侧的交易列表上方,设置过滤器以显示您可能考虑重新分类的交易类型。

您可以更改显示绿色圆圈的交易。您还可以单击一个事务以在其事务窗口中将其打开,然后对其进行更改。

 5.要同时更改多个事务,请单击它们旁边的复选框以选择它们。

 6.在事务列表下方,选中“选择事务,更改”复选框。

 7.从“帐户至”列表中,指定其他帐户。

如果启用了“班级跟踪”,您还将看到一个字段,用于更改分配的班级,这与更改帐户的方法相同。

 8.单击“重新分类”按钮。

检查作废和删除的交易

您可以在会计工具菜单上单击无效/已删除的事务以显示审核日志。审核日志的默认视图(请参见下图)显示有关已作废或删除的那些事务的信息。但是,您可以单击“筛选器”按钮来设置各种不同的筛选器,以查看其他类型的事务和事件。

QBO审核日志

注销发票

从“会计工具”菜单中选择“注销发票”会显示“注销发票”页面,通过该页面,您可以查看可能要注销的发票,然后将其注销到您选择的帐户中。在页面顶部,设置过滤器以显示要查看的发票。选择发票的年龄以查看那些

  • 大于180天 大于120天 在当前会计期间 在自定义日期范围内设置

您还可以设置余额限制。

如下图所示,QBOA显示日期,年龄,发票编号,客户名称,原始发票金额以及发票上仍应到期的金额。要注销任何发票,请单击它们旁边的复选框。然后,在页面底部,选择要用于注销发票的帐户,然后单击“预览并注销”按钮。

冲销功能不会在当前期间进行调整分录;相反,它会在最初创建交易的时间段内进行调整,并且可能会对已关闭的时间段产生负面影响。要在封闭时间内注销项目,请参阅此在线文章。

在QBO中注销发票

QBOA将显示“确认注销”对话框,如下图所示。如果对话框中的信息正确,请单击“注销”。否则,请单击“取消”。

QBO选定的发票

合上书

您使用“会计工具”菜单上的“关闭书籍”命令来显示QBO公司的“帐户和设置”对话框的“高级”页面,如下图所示。您可以在“会计”部分中的任意位置单击以编辑该部分中的字段,其中包括帐簿的截止日期。

QuickBooks在线截止日期

您可以设置结束日期,然后在QBO发出警告后允许在结束日期之前进行更改,或者可以要求输入密码才能在结束日期之前输入更改。单击完成保存更改。

查看QBOA中的报告

QBOA包含一些会计特别感兴趣的报告。如果您打开一家客户QBO公司,然后从“会计工具”菜单中单击“会计报告”,则将显示“报告”页面。标记为收藏夹的报告会首先显示,如果向下滚动,则会发现所有报告分为不同的组。 “我的会计师”组中的“报告”(下图中最显示)可能会引起您特别的兴趣,因为它包含“调整后的试算余额”报告,“调整日记帐分录”报告等报告。查看这些报告时,请确保向下滚动页面。要使这些报告中的任何一个显示在“报告”页面的顶部(因此您无需向下滚动),请单击报告旁边的星号以将其标记为收藏。

如果从“会计工具”菜单中选择“管理报告”(或单击显示在“报告”页面上的“管理报告”选项卡),则QBOA会列出两个自定义的管理样式报告:“基本公司财务”和“扩展公司财务”。两种报告均显示报告的集合,并配有精美的封面和目录。单击“操作”列中的“查看”链接以获取报告以在屏幕上查看它们,或将它们作为PDF文件下载到您的计算机中。

扩展的公司财务报表包含损益表,资产负债表,现金流量表以及应收账款账龄明细和应收账款账龄明细报告。基本公司财务报告包含“账龄明细”报告以外的所有报告。如果单击“操作”列中的向下箭头,然后单击“编辑”,则可以编辑报告包以添加或删除报告,并修改报告中页面的外观,包括确定诸如目录之类的页面是否出现在报告中。使用“操作”列中的同一向下箭头,您可以通过电子邮件发送这些报告,将信息导出到PDF文件或DOCX文件,并制作它们的副本,以便可以制作自己的管理报告集。

在更改之前复制其中一份报告是一个好主意;这样,您可以保留原始报告的完整性,但也可以创建自己的版本。

如果从“会计工具”菜单或“报告”页面上的“自定义报告”选项卡中选择“我的自定义报告”,则会显示已自定义并保存的报告。您可以单击“会计工具”菜单上的“报告工具”来设置默认报告日期和会计基础。您还可以查看现金和信用卡帐户的帐户对帐状态,并查看和设置公司关闭日期信息。

请注意,即使您从“报告”屏幕运行报告,使用“报告工具”所做的任何更改也会重置所有默认报告日期和会计基础。因此,如果您的报告使用了意外的日期或会计基础,请检查“报告工具”下设置的值。

另外,在“会计工具”菜单上,您会找到“报告工具”命令。选择此命令时,QBOA将显示“报告和工具默认值”页面,该页面使您可以设置要用于客户QBO公司中的报告和工具的默认日期。这些默认日期不适用于薪资报告,因为薪资是单独的产品,也不适用于您从“会计图表”页面运行的快速报告; “快速报告”期间自动默认为“ 90天以来”。

“报告和工具默认设置”页面还显示是否已关闭账簿,并提供一个用于关闭账簿的按钮,并且该页面向您显示银行和信用卡帐户的对帐状态。

简要了解QBOA中的其他会计工具

会计工具菜单包含其他一些使会计工作更轻松的工具,例如“对帐”页面;在此页面上,您可以选择对帐所选帐户,也可以查看现有的对帐报告。

另外,从“会计工具”菜单中,可以选择“日记帐分录”显示“日记帐分录”窗口,也可以选择“会计科目表”显示“会计科目表”窗口。您也可以使用“新建窗口”命令在QBOA中快速打开新窗口。

最后,从“会计工具”菜单中,选择“ ProConnect在线税收”,这将打开一个新的浏览器窗口,并带您进入ProConnect在线税收的“税收中心”,您可以在其中查看客户的纳税申报单的状态。 ProConnect Tax Online连接到您的QBOA帐户,但实际上是一个单独的产品,在导航栏中具有其自己的菜单。