1. 软件Microsoft Office如何从Office 365在SharePoint中进行协作

彼得·韦弗卡(Peter Weverka)

SharePoint是Microsoft的基于Web的团队协作平台。企业使用SharePoint Online来存储文档,管理项目并允许同事彼此协作。

SharePoint Online不一定无处不在(随处可见或随处可见),但可以做到。 SharePoint Online网站被设计为可从任何地方访问-台式计算机,便携式计算机,平板设备或智能手机。无论您使用哪种设备,都应该可以访问内容并且对用户友好。

本文介绍了SharePoint Online,它告诉您如何在团队网站周围找到自己的方式,上传和使用文档库中的文件,与同事共享文件,同步文件以及更新Office 365配置文件。

介绍团队网站

SharePoint团队网站是一个协作工作区,同事可以在其中工作相同的文件,跟踪项目以及彼此进行交互。

该图在Office 365窗口中显示了一个典型的SharePoint Online团队网站。根据网站管理员的设置方式,这些网站的外观可能有所不同,但是它们具有相同的工具。团队网站提供了打开Office 365应用程序,上传和下载文件以及与同事协作的方法。这些页面说明了如何登录团队站点并在屏幕上找到自己的方式。

SharePoint Online团队网站

登录团队网站

您需要密码和网络地址才能登录到SharePoint工作组网站。您可能会从友善的邻里系统管理员那里获得这些物品。请按照以下步骤登录到SharePoint工作组网站:

  1.  打开网络浏览器,然后导航到您组织的团队网站。 团队网站的网址取决于您的公司使用自己的域名(例如company.com)还是Office 365默认命名格式(看起来像yourcompany.sharepoint.com)。  如果系统提示您输入凭据,请输入用户名,输入密码,然后单击“确定”。 接下来发生的情况取决于您本地(本地)环境的外观以及管理员配置SharePoint的方式。您无需输入用户名和密码即可进入团队站点。

在SharePoint Online团队网站中寻找出路

当您浏览典型的Sharepoint团队站点时,请参考上图:

  • 应用启动器:用于启动Office 365 Web应用程序。由于其外观,有时称为华夫饼菜单。 通知:用于接收管理和用户定义的警报。 设置:用于更改用户设置。您获得哪种选项取决于您的特权级别。 用户菜单:用于登录,注销和查看您的个人资料。 网站搜索:用于在网站上查找内容。 导航窗格:用于访问团队网站上的流行内容。通常,站点管理员确定“导航”窗格上显示的内容。 列表:用于列出需要执行的任务,包括项目工作项和通用“待执行”项。 SharePoint提供了用于不同种类列表的预构建模板,其中许多模板允许您将列表项分配给特定的SharePoint用户。 文档库:用于托管您和其他团队成员可以打开并使用的文件。

SharePoint网站是一个与其他网站相同的网站。您可以在浏览器中将书签创建到您经常访问的SharePoint中的位置。

如何使用文件库

文档库是SharePoint网站中的基本数据存储库。不要让文档一词蒙骗您。您可以将任何类型的文件存储在文档库中。

使用文档库存储文件以进行协作。这些页面介绍了如何打开文档库中的文件,上传文件,共同编辑文件和共享文件。

在文档库中打开文件

请按照以下步骤找到并打开文件:

  1.  使用导航栏查找并选择要打开的文件。 管理员可能已在Team网站主页上或网站的其他位置上放置了文档库的快捷方式。  单击要打开的文件名称旁边的“打开”按钮(三个点)。 出现一个弹出窗口,如图所示。它显示了文件的预览,因此可以确保打开正确的文件。  单击更多操作按钮(再次单击三个点)。 该图显示了“更多操作”按钮的位置。出现一个弹出菜单,其中包含您可以对该文件执行的所有可能的操作,如图所示。  打开文件。 您可以在Office桌面应用程序或Office Web App中打开文件:
  • Office桌面应用程序:在弹出菜单上选择第一个选项。例如,如果您要处理Word文档,请选择“在Word中打开”。该文件已下载到您的计算机,以便您可以在该计算机上使用它。您对计算机上的文件所做的更改将自动上载到SharePoint上存储的副本。 Office Web App:在弹出菜单上选择第二个选项,该选项的名称中带有单词online。将打开一个Web应用程序,以便您可以编辑文件。
SharePoint文档库

这是一个快捷方式:要在Office Web App中打开文件,只需在文档库中单击其名称。

如何在同一个文件上与同事一起工作

有时,当您尝试打开文件时,由于某人首先到达那里而无法执行操作。管理员决定是否可以有多个人同时编辑文件。

如果一个文件允许多个编辑器,请按照以下步骤打开一个当前正在编辑的文件并做出自己的贡献:

  1.  在文档库中打开一个文件。 本章的上一主题说明了如何打开文件。下图显示了在Word Web App中打开的Word文件。  查找表明该文件当前正在由同事编辑的迹象。 如图所示,Word Web App会告诉您使用该文件的其他人的姓名。如果仔细看,还可以看到其他编辑器的光标位置。 SharePoint非常好,允许多个人在同一个文件上进行协作。  对文件进行编辑更改。  完成编辑后,单击Web浏览器的“后退”按钮或Office 365应用启动器以返回工作组网站。 不用担心将更改保存到文件中。 Office 365自动保存您的更改。
在SharePoint Online中共同编辑

如何将文件上传到文档库

请按照以下步骤将文件从您的计算机上载到SharePoint Online文档库:

  1.  在SharePoint中,转到您要在其中上传文件的文档库。  点击上传。 如下图所示,出现“添加文档”对话框。 如果在文档库中看不到“上传”按钮,请与管理员联系。您可能没有上传文件的权限。  在“添加文档”对话框中,单击“选择文件”按钮。  在“打开”对话框中,选择要上传的文件,然后单击“打开”。 您可以通过在“打开”对话框中选择多个文件来上传多个文件。  如有必要,在“添加文档”对话框中输入版本注释。 可以将SharePoint配置为存储同一文档的多个版本。您的管理员可能会要求您输入注释来描述您上传的文件。  单击确定。 查看时,请查看您上传的文件是否出现在文档库中。
上载到文件库

要上传文件,可以从计算机上的“文件资源管理器”窗口中拖动一个或多个文件,然后将其拖放到文档库中。多么方便!

如何与同事共享文件

在SharePoint术语中,共享意味着使同事知道他们可以编辑的文件。共享文件后,您可以通过电子邮件提醒同事该文件已共享。有时管理员不允许某人共享文件,但是如果您可以共享文件,请按照以下步骤与同事共享文件:

  1.  找到您要共享的文件,然后单击其“打开”按钮。 查找文件名称旁边的三个点,以找到“打开”按钮。出现一个弹出窗口。  单击弹出窗口底部的共享。 您将看到“共享”对话框,如图所示。 办公室邀请合作 邀请同事在文件上进行协作。  输入您要与之共享文件的人的名字。 SharePoint在您开始键入后立即打开一个下拉列表。您可以从列表中选择一个名称。  输入描述性消息。 您可能会解释文件是什么以及为什么要共享它。  选择或取消选择“需要登录”选项。 如果要与组织外部的人共享文件,请取消选择“需要登录”选项。对于普通业务,请选择此选项以确保只有团队站点成员才能查看文件。  选择发送电子邮件邀请选项。  单击共享按钮。

下图显示了共享消息对接收者的外观。收件人可以单击“打开”按钮以打开文件并开始处理它。

共享文件的邀请。

如何离线查看文件

有时,您的计算机无法访问SharePoint Online门户。例如,假设您正在乘飞机,需要更新一些工作文件,但未连接到SharePoint。为了解决此脱机文档访问问题,Office 365为我们提供了同步文件的机会。通过同步,您可以访问本地计算机上基于SharePoint的文件,而不必担心具有Internet连接。重新连接到Internet(飞机降落后)后,OneDrive将文件与在线文件同步。

重要的是要了解OneDrive会同步每个文件的两个副本,一个副本存储在SharePoint Online文档库中,另一个副本存储在计算机上本地。

请按照以下步骤在OneDrive上将SharePoint文件与同名文件同步:

  1.  在SharePoint中,找到要与计算机同步的文档库。 您不必同步每个团队站点的文档库。仅同步要脱机访问的文件。  在文档库菜单中,单击“同步”。 下图显示了“同步”按钮的位置。弹出通知会告诉您SharePoint正在下载文档库内容并将其与OneDrive for Business客户端同步。  在Windows 10任务栏的通知区域中,单击OneDrive图标。 如图所示,该图标看起来像云。出现最近同步的文件列表,在这种情况下,是来自文档库的文件。  在OneDrive窗口中,单击“打开文件夹”以查看本地文件副本。 从现在开始,您可以在本地或直接从SharePoint处理这些文件。 OneDrive将自动保持所有更改同步。

深入研究Office 365

Office 365提供了“ Delve”屏幕以更新您的配置文件并与团队成员更好地沟通。根据组织的规模,确保您的Office 365配置文件是最新的可能会很有帮助。同事可以查看您的Office 365配置文件,以查看您是否适合项目。他们可以查看您的个人资料以发现如何找到您。 Delve屏幕有点像社交媒体门户,它提供了一种方便的方式与您的团队进行沟通。

请按照以下步骤深入研究Office 365:

  1.  在SharePoint Online中,打开“用户”菜单,然后单击“我的配置文件”。 用户菜单位于Office 365屏幕的右上角。如图所示,打开“ Delve”屏幕。  使用“浏览”屏幕中的控件更新您的个人资料并与同事互动。 您可以自定义此屏幕,以使自己对同事更有表现力。  完成更改后,单击“更新配置文件”。