1. 软件商业软件Quickbooks如何通过10个简单步骤安装QuickBooks 2020

斯蒂芬·尼尔森(Stephen L.Nelson)

如果您尚未安装QuickBooks 2020,请立即进行操作,并遵循以下十个简单步骤:

 1.打开电脑。

查找并打开计算机的电源开关。根据您使用的Windows版本(Windows 7、8或10),您的屏幕可能与此处的数字略有不同。顺便说一下,我正在使用Windows 10。 (不是您关心或重要)。

如果要在运行Windows专业版或商业版的计算机上安装QuickBooks,则可能需要以管理员或具有管理员权限的用户身份登录。在Windows操作系统的商业风格中,Windows安全功能要求管理员安装QuickBooks程序。

 2.下载QuickBooks软件,然后单击“下一步”。

您可能直接从Intuit网站购买了QuickBooks。如果是这样,则在下载软件后,Windows会提示您运行InstallShield向导(另一个程序),该向导将启动QuickBooks安装程序。最终,Windows显示一个小消息框,告诉您“欢迎使用QuickBooks Desktop”。

另外,您可能在某处(如办公用品商店)购买了QuickBooks程序。在这种情况下,您需要翻开QuickBooks软件包并取出CD(看上去与播放音乐的CD完全一样)。接下来,将CD插入CD-ROM驱动器。 Windows识别出您已插入QuickBooks CD,最终启动了QuickBooks安装程序,并显示一个小消息框,告诉您“欢迎使用QuickBooks Desktop”。

在消息框中单击“下一步”以真正开始操作。 (您可能需要再次单击下一步。)

 3.表示您接受QuickBooks许可协议,然后单击“下一步”。

QuickBooks安装程序启动后,QuickBooks询问您是否同意按照其规则进行操作,如屏幕上显示的许可协议中乏味的细节所述。假定您已这样做-并且必须同意安装该软件-选中标有“我接受许可协议的条款”(但仅由于我没有其他选择)的复选框,然后单击“下一步”。

 4.提供许可证和产品编号,然后单击下一步。

当出现“许可证和产品编号”窗口时,输入这两个许可证信息(如果已下载软件,则应将其打印在CD套筒背面的黄色标签上,或显示在购买收据窗口上),然后单击“下一步”。

 5.描述您计划的任何网络共享。

当“自定义和网络选项”窗口出现时,指定是否要通过网络共享QuickBooks数据文件。大多数小型企业没有。如果您的公司处在这种情况下,当被询问时,只需指出您将仅在要安装该软件的计算机上使用QuickBooks。

但是,根据安装的QuickBook的版本,您可能还有其他几个选择。您可以在计算机上安装QuickBooks,并使QuickBooks数据可用于网络上的其他计算机,也可以跳过安装QuickBooks软件的操作,但将QuickBooks数据文件存储在计算机上。

自定义和网络选项窗口

 6.选择安装位置,然后单击“下一步”。

当出现“升级或更改安装位置”窗口时,单击“下一步”按钮以使用Intuit的默认安装位置。 (默认安装位置适用于1,000个用户中的999个。)

您无需选择建议的安装位置。您可以选择将QuickBooks程序和数据文件存储在其他位置。我在这里不讨论此选项,因为大多数人都不想(也不应该)进行此自定义。而且,如果您可以安全地自定义QuickBooks安装位置设置,则不需要我的帮助即可确定此更改的工作方式。

升级或更改安装位置窗口

 7.单击“安装”开始安装。

最后,安装程序会告诉您,只要单击“安装”即可开始安装。单击安装。该程序开始安装QuickBooks Desktop。

安装程序运行时,会出现一个小条,显示您的进度。

如果您需要随时取消安装,只需单击“取消”。 QuickBooks警告您安装程序不完整。没关系;下次再从头开始安装即可。

 8.花几分钟左右思考生命的意义或喝点水。

 9.安装程序完成后,单击“打开QuickBooks”。

恭喜你您已完成安装。您在程序菜单上有一个新项目,并且在桌面上可能有新的快捷方式。

 10.激活QuickBooks。

第一次打开QuickBooks时,程序会提示您激活QuickBooks。本质上,激活意味着告诉QuickBooks您是谁。如果QuickBooks可以使用它在计算机上找到的旧产品注册信息来猜测您的身份,它只会要求您确认其猜测是正确的。否则,您需要跳过一些箍并提供其他标识信息。

您可能需要先注册QuickBooks,然后再使用它。

如果您在网络上工作,并且想要与网络上的另一台计算机共享存储在一台计算机上的QuickBooks文件,则需要在要用于处理该文件的所有其他计算机上安装QuickBooks。注意:对于要在其上安装QuickBooks的每台计算机,您都需要一个单独的QuickBooks副本(例如五件装版本)。

顺便说一句,在具有多个QuickBooks用户的网络上运行QuickBooks并不是超级复杂或极其复杂。 QuickBooks负责处理繁琐的工作。如果您有多个人使用QuickBooks,则应由您自己(和您的企业)来建立网络,然后购买并安装QuickBooks的多个副本。

  1. 软件商业软件Quickbooks如何在QuickBooks 2020中跟踪车辆行驶里程

斯蒂芬·尼尔森(Stephen L.Nelson)

QuickBooks提供了一个商务车辆里程跟踪器,可用于跟踪和计算商务里程。您可能已经知道,您需要同时知道总里程和业务里程,才能在纳税申报单上准确扣除车辆费用。 (如果您不确定这是如何工作的,请咨询您的税务顾问。)

识别您的车辆

根据法律规定,您需要按车辆跟踪行驶里程。因此,QuickBooks 2020提供了“车辆”列表。要将项目添加到“车辆”列表中,请按照下列步骤操作:

车辆清单窗口

记录车辆里程

将您的商务车辆添加到“车辆”列表后,您可以使用“输入车辆里程”窗口记录每次行程。为此,请按照下列步骤操作:

输入车辆里程窗口

使用车辆报告

如果单击“车辆列表”窗口底部的“报告”按钮,则QuickBooks将显示一个下拉菜单,其中列出了四个车辆里程报告:按车辆摘要的里程,按车辆详细信息的里程,按作业摘要的里程和按作业详细信息的里程。

通过单击出现在“输入车辆里程”窗口顶部的“里程报告”按钮,您可以访问生成相同报告的另一命令菜单。

要生成特定的车辆里程报告,请从以下两个菜单之一中选择一个。

更新车辆行驶里程

如果单击“输入车辆里程”窗口顶部的“里程率”按钮,则QuickBooks将显示“里程率”对话框。 “里程费率”对话框列出了国税局(IRS)的里程费率及其生效日期。您可以通过以下方式输入新的里程费率:单击里程费率明细表的下一个打开的行,然后在“生效日期”列中输入生效日期,在“费率”列中输入标准费率。您可以在IRS网站上找到当年的营业里程率。

里程率对话框

注意:2019年,标准里程费率为每英里58美分,但国税局通常每年更新此数字一次,有时两次。因此,您要在进行计算时检查当前汇率。换句话说,请勿使用过时的旧标准里程费率之一。请。

  1. 软件商业软件Quickbooks如何在QuickBooks 2020中设置固定资产列表

斯蒂芬·尼尔森(Stephen L.Nelson)

如果您的企业拥有很多具有长久价值的东西,那么您或您的会计师都需要跟踪这些东西。如果需要跟踪项目,可以使用QuickBooks 2020中的“固定资产”列表进行跟踪。

将项目添加到固定资产列表

要将一件家具,一些设备或机械或其他具有长期价值的物品添加到固定资产列表中,请按照以下步骤操作:

固定资产项目列表窗口

快速添加固定资产项目

您可以将项目添加到固定资产列表中,如前几段所述。另外,当您记录记录资产的供应商发票的账单或记录支票向资产的供应商发票付款的支票时,可以在固定资产列表中添加一个项目。

运作方式如下:如果您告诉QuickBooks您想要维护固定资产清单,则QuickBooks会在您输入账单或支票时分类或借记固定资产帐户时提示您添加固定资产项目。

要收集设置固定资产项目所需的信息,QuickBooks将显示相同的“新建项目”窗口。快速添加固定资产项目时,填充“新项目”窗口中的步骤也适用。

编辑固定资产清单上的项目

要编辑固定资产项目(例如您输入了一些信息时出错),请按照以下步骤操作:

编辑项目窗口

QuickBooks不会对“新建项目”和“编辑项目”窗口中显示的购买和/或销售信息进行任何记账。它不会将资产添加到资产负债表,例如,因为您设置了固定资产项目。由于您输入销售信息,因此QuickBooks不会计算资产处置的损益。您需要使用标准的QuickBooks交易记录或传统的日记帐分录来自己(或请会计师来进行)。

  1. 软件商业软件Quickbooks如何共享QuickBooks 2020文件

斯蒂芬·尼尔森(Stephen L.Nelson)

好的,这很有趣:在QuickBooks中,您可以设置用户权限,从而使您可以指定谁可以访问QuickBooks文件的哪些区域。实际上,您还可以使用称为记录锁定的强大功能在网络上和多用户环境中使用QuickBooks文件。

如果您在网络上工作并且需要使用或只是想了解QuickBooks网络功能,请阅读本文。如果您是唯一使用QuickBooks的人,则可以跳过本文。

在网络上共享QuickBooks文件

QuickBooks多用户网络功能具有两个重要功能:用户权限和记录锁定。用户权限功能为QuickBooks文件的多个用户提供了独特的权限设置,以访问QuickBooks的不同区域。记录锁定是第二个功能,它使多个人可以同时登录并使用QuickBooks文件。

用户权限

QuickBooks使您可以设置用户权限,以便为不同的QuickBooks用户赋予不同的特权。简·波恩(Jane Owner)也许可以做任何她想做的事情,因为从比喻上说,她是达曼。不过,乔·克莱克(Joe Clerk)可能只能输入帐单。乔,可能是一个不太可靠的判断和判断员,可能没有能力查看公司的损益表,打印支票或记录客户付款。这个想法在实践上有意义,对吗?在一群人访问QuickBooks文件的情况下,您要确保机密信息保持机密。

您还希望确保人们不会故意或无意破坏您的财务记录。您不希望某人输入不正确的数据(可能是因为他偶然发现了QuickBooks程序中没有业务的某些区域)。而且,您不希望有人欺骗性地记录交易(例如伪造的支票)以使她可以兑现现金。

我认为,如果您反思一下用户权限方面的内容,就会意识到“嗨,是的,这很有意义!”因此,我不再赘述。最后,让我总结一些关于如何确定合适的用户权限的一般观察:

  • 数据机密性:此问题可能与您的管理理念息息相关。您对事物的开放程度越高,您不必担心别人窥探事物的麻烦。但是,我想指出的是,工资单始终是一个棘手的问题。如果每个人都知道向其他人付款,那么会进行一些有趣的讨论-但您已经知道了。 数据损坏:关于数据损坏,您需要知道人们通常应用两个通用规则: 不要让人们使用他们不知道如何使用的工具。那只是自找麻烦。 确保没有人可以在会计系统的某些区域不受监督地乱搞,尤其是如果该人记录或处理现金。

如果可能的话,请使用伙伴系统,使人们一起做事,以便人们总是仔细检查别人的工作,即使只是间接地。也许乔记录了一张账单,但简总是削减支票来支付账单。也许劳尔记录了客户发票,但张将其发送出去。也许扫罗会记录现金收入,但贝丝会把它们存起来。你看到图案了吧?如果两个人处理一个特定的经济事件,尤其是涉及现金的经济事件,那么让乔和简,劳尔和张以及索尔和贝丝相互注视是一个好主意。

记录锁定

了解记录锁定的最简单方法是将其与其他各种锁定方式进行比较:文件锁定。大多数其他程序使用文件锁定。文件锁定意味着,如果网络上的某个人打开了一个字处理文档,则网络上的其他任何人都无法打开然后编辑该文档。其他人也许可以打开可以保存在计算机上的文档副本,但是他们不能编辑原始文档。操作系统会锁定原始文档(文件),以便一次只有一个人可以浏览该文件。此锁定可确保数据的完整性以及人们对数据所做的更改。 (如果这种关于确保完整性的工作看起来很奇怪,请考虑一下确保两个人的更改都出现在两个人正在同时编辑的文字处理文档中的困难。)

记录锁定的工作方式有所不同。使用记录锁定,网络上可以有多个人同时打开和编辑同一文件,但是只有一个人可以处理特定记录。

记录是文件的一部分。例如,在欠供应商的账单文件中,该文件是账单的整个集合。单个账单是文件中的记录,并且一个以上的人可以打开账单文件。但是,个人账单(构成文件的个人记录)在人抓住记录时被锁定。

这些信息听起来似乎太混乱了,但是区分文件和文件中的记录是使共享文件成为可能的原因。例如,在QuickBooks中,如果Jane在文件中输入Alpha Company的一个帐单,则Joe可以编辑Beta Corporation的帐单,因为这两个帐单是不同的记录。但是,由于记录锁定,Jane无法无视乔正在编辑的Beta Corporation帐单。再者,由于记录锁定,Joe无法摆弄Jane即将加入的Alpha Company帐单。

重新概括地说,没有两个人可以同时编辑文件中的同一记录。记录锁定使员工可以在多用户环境中使用文件,因为它允许多个人使用文件。

安装QuickBooks以供网络使用

要安装QuickBooks以供网络使用,必须首先在网络上所有需要访问和使用QuickBooks文件的计算机上安装QuickBooks。这个任务并不棘手。您无需以任何精美的方式安装QuickBooks即可共享QuickBooks文件。

您需要为每台要运行该程序的计算机购买一份QuickBooks副本。如果要使用三台计算机使用QuickBooks,则需要购买三本QuickBooks。或者,您可以购买QuickBooks的特殊多用户许可版本。如果您尝试在多台计算机上安装QuickBooks的单个副本(具有单个键代码),则QuickBooks将不允许使用相同键码的两台计算机在多用户模式下共享文件。

创建要共享的文件时,需要确保将文件存储在其他QuickBooks用户可以访问的位置。也就是说,您可能需要将文件存储在服务器上。只要您为保存QuickBooks文件的文件夹或驱动器指定共享权限,就可以将文件存储在客户端计算机上。

另一重要事项:创建QuickBooks文件的人将自动成为文件管理员。文件管理员有权访问文件的所有区域并设置其他文件用户,因此您不希望任何人都设置QuickBooks文件。企业主或会计主管都非常适合这项工作。无论如何,设置文件的人应该是办公室附近值得信赖的常客,可以轻松解决出现的任何问题。另外,此人可能应该具有很强的会计背景。有关更多详细信息,请参见以下部分。

设置用户权限

您可以告诉QuickBooks在QuickBooks设置或更高版本期间,谁还会使用该文件并为这些其他人设置权限。

企业解决方案中的用户权限

要在企业解决方案中设置权限,请按照下列步骤操作:

 1.告诉QuickBooks您要设置用户权限。

选择公司→用户→设置用户和角色命令。 QuickBooks显示“用户和角色”对话框(未显示)。

 2.指示您要设置一个新用户。

单击“新建”按钮,以便QuickBooks显示“新用户”对话框(未显示),其中列出了QuickBooks用户可能会填补的各种会计角色。这些角色使用户能够使用QuickBooks程序执行适当的会计任务。对话框底部的“描述”框概述了预期具有给定角色的人员可以执行的任务。

 3.选择与您描述的用户最匹配的角色,然后单击“添加”。

顺便说一句,所有者应具有“完全访问”角色,以便他们可以执行自己想要的任何事情。请注意,您可以为用户提供多个角色。

如果要更改现有用户的权限,请在“用户列表”选项卡上选择该用户,然后单击“编辑”按钮。 QuickBooks显示“编辑用户”对话框(未显示),类似于“新用户”对话框,并允许您更改一个或多个用户的角色。

 4.单击“确定”返回到“用户和角色”对话框。

您可以查看特定人员或预定义角色的权限(基本上是QuickBooks允许的功能列表)。若要查看用户具有的权限,请选择“用户和角色”对话框的“用户列表”选项卡,单击“查看权限”按钮,在列表框中选择用户,然后单击“显示”按钮。 QuickBooks显示一个大对话框,专门标识用户可以执行的操作。若要查看特定角色具有的权限,请选择“用户和角色”对话框的“角色列表”选项卡,单击“查看权限”按钮,选择角色,然后单击“显示”按钮。

QuickBooks Pro和Premier中的用户权限

要在QuickBooks Pro或QuickBooks Premier中设置权限,请按照下列步骤操作:

 1.选择公司→设置用户和密码→设置用户命令。

 QuickBooks将显示“用户列表”对话框(请参见图示)。

用户列表对话框

 2.单击添加用户按钮。

QuickBooks显示“设置用户密码和访问”对话框,可用于添加新用户和指定密码。

设置用户密码和访问对话框

 3.键入您希望能够使用QuickBooks文件的其他用户的用户名和密码;然后在“确认密码”文本框中再次输入密码。

重新输入密码可确认您是第一次正确输入密码。

从这一点来看,当有人打开QuickBooks文件时,QuickBooks要求输入用户名和密码。因此,要让另一个人访问QuickBooks文件,她必须输入您设置的用户名和密码。

 4.指定用户的访问权限。

QuickBooks将显示一个对话框,询问您是否希望此人有权访问QuickBooks文件的所有区域或仅某些区域。

如果指定只允许访问某些区域(通常是在通常情况下),则QuickBooks将显示一系列对话框,使您可以为每个区域设置权限。您选择“无访问权限”选项按钮以使用户超出特定区域(例如银行业务),选择“ QuickBooks的所有区域”选项按钮以授予用户在该区域中创建和打印交易和报告的权限,或选择单击“ QuickBooks的选定区域”选项按钮,以使用户可以部分访问该区域。如果选择“选定区域”选项,则需要通过逐步访问向导页面并详细描述希望用户具有的访问权限来指定受限访问权限。您还可以指定其他应用程序(例如TurboTax)是否可以访问QuickBooks数据。

指定了用户访问权限

 5.查看用户的访问权限。

在逐步完成“设置用户密码和访问”对话框之后,QuickBooks将显示用户权限的摘要。如果您需要返回并更改某个区域的权限,请单击“上一步”按钮,或者单击“完成”以表明您已经完成指定特定用户的操作。 QuickBooks再次显示“用户列表”对话框,并添加了新用户。单击“添加用户”以添加另一个新用户,单击“编辑用户”以编辑所选用户,或单击“关闭”以关闭对话框。

用户可以从网络上的任何计算机登录并打开QuickBooks文件,只要该计算机已安装QuickBooks并具有对QuickBooks文件的网络访问权限即可。但是,如果某人尝试打开禁区或执行未经授权的操作,则QuickBooks会显示一个消息框,指示该人缺乏执行该操作所需的权限。

指定并在多用户模式下工作

要让一个以上的人一次使用QuickBooks文件,用户必须在多用户模式下使用QuickBooks文件。打开文件的第一个人需要为其他人指定多用户模式才能打开文件。要指定多用户模式,请选择“文件”->“切换到多用户模式”。您可以说您正在多用户模式下工作,因为QuickBooks标题栏表明了这一点。当其他人打开QuickBooks文件时,它将自动以多用户模式打开。要使另一个用户以单用户模式工作,其他用户必须关闭QuickBooks文件,并且想要以单用户模式工作的用户需要选择“文件”->“切换到单用户模式”。

通过网络共享QuickBooks文件涉及两个技巧。首先,您需要确保没有处于单用户模式的人正在使用您要打开的文件。如果有人正在使用该文件,而您尝试打开它,则QuickBooks会显示一条消息,指示有人正在以单用户模式使用公司文件。告诉对方切换到多用户模式,然后单击“重试”按钮。

一旦开始创建或编辑事务,QuickBooks就会锁定该事务。这样,在您处理事务时,没有其他人可以编辑事务。您可以通过表单顶部标题栏中显示的QuickBooks内容来判断是否在编辑模式下打开了事务:编辑事务。其他用户可以在编辑模式下编辑交易时打开交易,但只有完成操作后才能进行更改。

例如,如果您尝试编辑同事Harriet已在编辑模式下打开的事务,则QuickBooks会显示一条消息,内容为(请在这里解释)Bubba,对不起。 Harriet正在处理该交易。您需要稍后再回来。